Preview Chapter 2 : E-Business Glogal: Bagaimana Bisnis Menggunakan Sistem Informasi

Untuk bisa beroperasi, Sebuah bisnis tentunya harus memiliki banyak informasi mengenai pemasok, pelanggan, karyawan, tagihan, pembayaran, dan tentu saja  tentang produk dan jasa mereka sendiri. Nah, dengan Sistem Informasi, sebuah perusahaan dapat mengelola keseluruhan informasi tersebut, sehingga manager perusahaan tersebut dapat membuat keputusan yang tepat dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.

Dengan sistem Informasi, proses bisnis yang sangat panjang, dapat disederhanakan sehingga menjadi efisien. Misalnya, dalam sebuah proses bisnis yang melewati banyak wilayah fungsional yang berbeda dan membutuhkan koordinasi antar departemen. awalnya, departemen penjualan akan menerima pesanan penjualan. penjualan pertama sekali akan diberikan kepada bagian akuntansi untuk memastikan pelanggan dapat membayar pesanan baik dengan menggunakan verifikasi kredit atau permintaan pembayaran segera sebelum pengiriman. setelah kredit pelanggan ditetapkan, departemen produksi harus menarik produk dari persediaan atau memproduksi produk tersebut. kemudian produk akan dikirim (mungkin harus bekerja sama dengan perusahaan lain). Tagihan kemudian dibuat oleh departemen akuntansi, dan pemberitahuan akan dikirim kepada pelanggan yang menunjukkan bahwa produk telah dikirim. bagian penjualan akan diberitahukan mengenai pengiriman dan bersiap-siap untuk menunjang pelanggan dengan menjawab panggilan atau memenuhi klaim jaminan.

ilustrasi diatas memang kelihatan sederhana, tapi kalau kita lihat realitanya, itu merupakan proses yang sangat rumit, dan sangat membutuhkan koordinasi yang sangat kuat dari kelompok-kelompok fungsional utama pada perusahaan. Selain itu, supaya seluruh langkah proses pemenuhan pesanan itu berjalan secara efisien, dibutuhkan informasi dalam jumlah besar. Dan informasinya, juga harus mengalir dengan cepat di dalam perusahaan, rekan bisnis (perusahaan pengiriman), dan tentu saja pelanggan. Nah, di sinilah letak pentingnya sistem informasi. Dengan sistem informasi, seluruh proses itu dapat berjalan dengan efisien.

Ada juga contoh lain mengenai bagaimana caranya sebuah teknologi informasi dapat meningkatkan proses bisnis. Jadi, teknologi informasi ( TI ) telah meningkatkan efisiensi proses bisnis yang ada, dan merubah keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis.

Merubah keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis. saya rasa ini yang paling menarik. dan proses baru ini sudah diterapkan oleh apple. dimana mereka telah membuat layanan I-Tunes store. jadi bagi pengguna Apple i-Pod atau pengguna MacBook, mereka dapat membeli lagu secara online di i-Tunes Store itu. ini merupakan suatu proses bisnis baru. kalau biasanya, kita membeli sebuah album harus ke toko kaset dulu, dengan i-Tunes Store, kita tinggal mendownload saja, dan kita cukup membayar dengan cara memasukkan nomer kartu kredit kita, sehingga tagihannya akan masuk kedalam kartu kredit kita. sebuah proses yang sangat efisien saat ini.

Sistem dan Teknologi yang saya ceritakan diatas, telah mengubah hubungan perusahaan dengan pelanggan, karyawan, pemasok, dan mitra logistik menjadi hubungan digital menggunakan jaringan dan internet. kalau kita lihat, banyak sekali bisnis sekarang ini yang menggunakan internet. bisnis elektronik, atau e-busniess, merupakan penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan. E-business termasuk aktivitas untuk pengelolaan internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. E-commerce atau perdagangan elektronik termasuk kedalam e-business. jadi, E-commerce itu adalah bagian dari e-business yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet, meliputi aktivitas yang menunjang transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman, dan pembayaran.

Teknologi tersebut juga telah membawa perubahan yang sama pada sektor publik. dengan teknologi tersebut, lahir pula e-government atau pemerintahan elektronik. jadi, pemerintahan pada setiap tingkatan, menggunakan teknologi internet untuk menyampaikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat, karyawan, dan bisnis yang bekerja dengan mereka. e-government mengacu kepada aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sektor publik dengan masyarakat, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya. selain untuk meningkatkan pencapaian pelayanan pemerintah, e-government juga dapat membuat operasi pemerintah lebih efisien dan juga memberdayakan masyarakat dengan memberikan mereka akses yang lebih mudah ke informasi dan kemampuan untuk berhubungan secara elektronik dengan masyarakat lainnya.

Dapat dilihat, kalau bisnis saat ini sangat membutuhkan sistem informasi agar bisa beroperasi. tapi, siapa yang akan bertanggung jawab menjalankan sistem ini di dalam sebuah perusahaan? nah, untuk itulah diperlukan sebuah departemen sistem informasi. jadi, departemen sistem informasi adalah sebuah unit organisasi formal yang bertanggung jawab untuk memelihara hardware, software, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup infrastruktur teknologi informasi perusahaan.

Departemen ini sendiri terdiri atas beberapa spesialis. seperti programmer, analis sistem, pemimpin proyek dan manajer sistem informasi. programmer adalah spesialis teknis yang sangat terlatih untuk menulis instruksi software untuk komputer. Analis sistem termasuk penghubung utama antara kelompok sistem informasi dengan seluruh organisasi. jadi, analis sistem ini bertugas untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis menjadi kebutuhan informasi dan sistem. selanjutnya ada manajer sistem informasi., yaitu seorang pemimpin tim programmer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, dan spesialis database. manajer ini juga bertugas untuk mengelola pengoperasi komputer dan staf yang memasukkan data.

kebanyakan perusahaan, departemen informasinya dipimpin oleh seorang direktur informasi ( Chief information officer - CIO ). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi pada perusahaan.

Pengguna Akhir (end user) adlaah perwakilan dari departemen-departemen diluar kelompok sistem informasi, dan aplikasi dikembangkan untuk pengguna akhir. para pengguna inilah yang memainkan peran penting dalam perancangan dan perkembangan sistem informasi.